Archive Server for Email è il plug-in che lavora in stretta integrazione con i principali server di posta tra cui Exchange. Mentre gli utenti inviano e ricevono messaggi di posta elettronica, ASE copia tutte le email in ingresso e in uscita. Con un browser web ciascun utente può accedere all’archivio e recuperare le proprie email, grazie al sistema di ricerca di ASE

L’email serve per le trattative commerciali, per accettare ed effettuare ordini, per inviare e ricevere documenti… ma, cosa serve all’email? All’email aziendale serve un archivio. Un archivio versatile e sicuro come Archive Server for Email, consultabile velocemente da tutti gli utenti del sistema attraverso il browser.

Ha mai perso un’email? Un Suo utente o dipendente ha mai perso un’email?
Un cliente/fornitore vi chiama per una email che avete inviato dal pc ma non potete accedere alla posta inviata perché vi trovate fuori ufficio?

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L’email ha ormai assunto valore legale: sapere esattamente dove si trova una email o recuperarla in breve tempo significa avere sempre la situazione sotto controllo.

Con ASM, non è più un problema sapere dove sono tutte le email e recuperarle velocemente, evitando che un messaggio importante vada perduto.

Archive Server for Email fa tutto questo.

  • utilizzabile subito da tutti gli utenti di posta, attraverso un comune browser web: non occorre configurare nulla sulle macchine della rete;
  • semplice da usare: non servono corsi di formazione;
  • semplice da attivare, senza influire sulle prestazioni del mail server e senza generare costi alla infrastrutture esistente

 Risparmio di tempo e denaro


L’archiviazione della corrispon-denza elettronica aziendale in Italia non è ancora un obbligo, ma rappresenta comunque un eccezionale investimento. Prima di tutto, garantisce un risparmio di tempo e risorse dedicate alla ricerca e alla gestione delle email e delle informazioni in esse contenute.

Chi ha il tempo di chiamare l’assistenza tecnica ogni volta che non trova un’email? Quanto costerebbe all’azienda l’intervento di un tecnico? Chi chiede ai propri clienti se possono rispedire un messaggio inviato tre mesi prima, perché non trova più l’email?

 


Archivia e Ritrova i messaggi EMail sempre e in un attimo!


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Inoltre, Archive Server for Email aiuta a rispettare la normativa vigente in termini di privacy: sono garantite l’integrità e la sicurezza dei dati trattati e il diritto di ciascun utente alla riservatezza. La gestione avanzata di account e permessi, consente di preservare la sicurezza dei dati e la privacy degli utenti. Per impostazione predefinita, ogni utente può effettuare ricerche esclusivamente tra le proprie email.


Come Funziona?


Archive Server for Email è installato in una struttura rindondante in cloud. Mentre gli utenti inviano e ricevono la posta elettronica attraverso i client che interagiscono con il mail server, ASE copia tutte le email in ingresso e in uscita in un archivio.

L’amministratore (cliente) del dominio gestito nel programma quali messaggi di quali utenti devono o non devono essere archiviati

L’utente può consultare l’archivio attraverso un browser web. ASE dispone di un sistema di ricerca avanzata, attraverso cui risalire velocemente all’informazione di proprio interesse.


Modalita’ di Ricerca


cerca

Archive Server for Email è la ricerca delle email. Si può cercare nell’archivio delle email per parole chiave, data, mittente, destinatario, corpo e oggetto dell’email oppure per una combinazione di questi parametri. E’ possibile limitare la ricerca a un intervallo di tempo.

La ricerca può essere effettuata anche su email cancellate dal proprio pc e permette di ritrovare sia le email sia gli allegati. Le email recuperate dall’archivio si possono inviare alla propria mailbox, inoltrare ad altri destinatari, stampare e scaricare sul pc. I messaggi si possono inoltrare come allegati, sia in formato Outlook Express, sia in formato MS Outlook.

Esportazione delle email

I risultati delle ricerche si possono esportare in un foglio di lavoro Excel.

ASE permette inoltre di gene-rare automaticamente un’applicazione per la ricerca, che può essere masterizzata su CD o DVD. Questa funzionalità consente di risparmiare spazio disco, spostando parte dell’archivio nel pc locale riducendo quindi la spesa del cloud


Con ASE non è più un problema conservare e recuperare tutte le email, anche le più vecchie semplicemente da un browser senza problemi di gestione e di backup.


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Legislazione

L’utilizzo di ASE consente alle organizzazioni di soddisfare i requisiti di conformità legale, normativa e organizzativa registrando le comunicazioni di posta elettronica in entrata e in uscita. Quando si pianifica un sistema per garantire la conservazione e la conformità dei messaggi, è fondamentale avere ben chiaro il concetto di creazione di un archivio e capire come adattarlo ai criteri di conformità dell’organizzazione e in che modo ASE può essere utile per proteggere i messaggi aziendali.

L’inserimento nel sistema ASE consente di registrare tutte le comunicazioni di posta elettronica  di un’organizzazione, per utilizzarle nella strategia di conservazione o archiviazione della posta elettronica dell’organizzazione stessa. Per soddisfare il numero sempre crescente di requisiti normativi e di conformità, numerose organizzazioni devono tenere traccia delle comunicazioni effettuate dai dipendenti durante le normali attività aziendali.  L’archiviazione esegue il backup dei dati, non li rimuove dall’ambiente nativo e li memorizza in un altro percorso, riducendo così il sovraccarico causato dalla conservazione dei dati dando la possibilità all’utente di eliminarsele . L’inserimento nel database di ASE può quindi essere utilizzato come uno strumento della strategia di conservazione o di archiviazione della posta elettronica.

Sebbene l’inserimento nel ASE possa non essere richiesto da alcuna normativa specifica, questa operazione potrebbe consentire di conformarsi ai termini di alcune normative. Ad esempio, in alcuni settori finanziari i dirigenti aziendali potrebbero essere ritenuti responsabili delle richieste effettuate ai clienti dai propri dipendenti. Per verificare che le dichiarazioni siano accurate, un funzionario aziendale può impostare un sistema in cui i dirigenti possono regolarmente controllare una parte delle comunicazioni tra i dipendenti e i clienti. Ogni trimestre i dirigenti verificano e approvano la condotta dei propri dipendenti. Dopo che tutti i dirigenti hanno segnalato tale approvazione al funzionario aziendale, quest’ultimo segnala la conformità, per conto dell’azienda, all’organo di controllo. In questo esempio, i messaggi di posta elettronica potrebbero rappresentare un tipo di comunicazione tra i dipendenti ed i clienti che il dirigente deve controllare; pertanto, è possibile decidere di inserire nel ASE tutti i messaggi di posta elettronica inviati dai dipendenti che gestiscono le comunicazioni con i clienti. Altri meccanismi di comunicazione con i clienti potrebbero includere i fax e le conversazioni telefoniche, a loro volta essere soggetti a specifiche normative. La capacità di inserire nel ASE tutte le classi di dati di un’azienda è una parte importante dell’architettura IT. Basta convertire la comunicazione VOCE/FAX in allegato email e il risultato sarà garantito.


I riferimenti giuridici

La conservazione della posta elettronica nel nostro ordinamento giuridico è disciplinata sia in sede penale (tutela della corrispondenza), sia in materia di privacy (rispetto della riservatezza delle comunicazioni). La posta elettronica difatti è parificata, nella tutela giuridica, alla posta ordinaria. Adottare pertanto uno strumento di archiviazione della posta elettronica come Archive Server for MDaemon comporta l’adozione di alcuni adempimenti specifici inerenti in particolare la sicurezza e la privacy. La posta elettronica come ogni trattamento dati è sottoposta alle misure di sicurezza previste dall’Allegato B del Decreto Legislativo n. 196/2003. E’ pertanto necessario che il server sia protetto sia sotto il profilo informatico che fisico. La protezione va intesa non solo come inibizione dell’accesso da parte di soggetti terzi, ma come impedimento ad accedere alla posta anche ad operatori interni della struttura non appositamente incaricati. Ulteriormente è obbligo del datore di lavoro puntualizzare in apposito regolamento informatico le modalità con le quali la casella di posta elettronica deve essere gestita dal singolo assegnatario. Tale opportunità consente di disciplinare in modo inequivocabile l’utilizzo della casella di posta andando a disciplinare anche le modalità di accesso da parte di colleghi o superiori, di conservazione temporale anche dopo lo scioglimento del rapporto lavorativo, ecc. Il regolamento dovrebbe essere rilasciato antecedentemente all’adozione del server affinché la relativa disciplina sia chiara dal momento in cui si adotta la conservazione.

Infol Srl per erogare il servizio ASE ha utilizzato il software ARCHIVE SERVER FOR MDAEMON ed ARCHIVE SERVER FOR EMAIL prodotti realizzati da BUG FREE. Infol Srl ha poi implementato questi software su proprie piattaforme e castomizzato il servizio per la propria clientela.

Per usufruire di ASE è necessario sostenere il costo di attivazione che viene imputato 1 sola volta ed è pari a euro 20 + iva per ogni casella attivata(si deve attivare il servizio per l’intero dominio). Vi è poi un costo di rinnovo a partire dal secondo anno pari al 25% ogni anno del costo licenza per poter continuare ad usufruire del servizio.

Viene poi calcolato un costo pari a 2€/mese per ogni giga di archivio email occupato dal servizio ASE in cloud per il dominio aziendale oggetto del servizio ASE. Il costo minimo per ogni dominio è fissato in ogni caso in 2€/mese anche se non si raggiunge 1Gb di archiviazione email.

Attivazione, manutenzione, aggiornamenti e backup sono compresi nel canone mensile.

Esportazioni del database su DVD sono operazioni tariffate al prezzo della assistenza tecnica.